אוטומציה למערך התפעול —
משלוחים, איסופים ועדכוני סטטוס
בין הפנייה של הלקוח לבין המשלוח עצמו יש הרבה צעדים קטנים: לאשר, להחתים, לגבות, לתאם איסוף, לפתוח משלוח ולעדכן. כשכל צעד נעשה בנפרד, בטלפון ובהעתקה בין מערכות, הלקוח מחכה והצוות מתעסק בתיאום במקום בעבודה עצמה. האוטומציה מחברת את הצעדים לרצף אחד.
איפה הזמן הולך במערך תפעול
ברוב המקרים לא חסרים שליחים או מחסן. מה שלוקח זמן הוא התיאום סביבם: מי אישר, האם שולם, מתי לאסוף, ומה להגיד ללקוח ששואל איפה המשלוח שלו.
תיאום הלוך ושוב
כתובת, מועד איסוף, איש קשר. כל פרט נאסף בשיחה אחרת, ולפעמים צריך לחזור ללקוח כדי להשלים.
מסמכים ותשלום בנפרד
טופס לחתימה נשלח במייל, קישור לתשלום בהודעה אחרת, והמשלוח מחכה עד שמישהו מוודא שהכול הגיע.
הקלדה למערכת השילוח
אחרי שהכול מוכן, מישהו מעתיק את הפרטים למערכת של חברת השילוח, ושוב ל-ERP.
ארבעה תהליכים שאפשר לחבר
אלה התהליכים שחוזרים ברוב מערכי התפעול. ליד כל אחד כתוב אם כבר בניתי אותו בפרויקט שפורסם. אצלכם מתחילים מהתהליך שהכי מכביד.
-
מסמך ותשלום לפני שליחה
הלקוח חותם דיגיטלית על המסמך הרלוונטי ומשלם על המשלוח בתוך אותה שיחה, בלי מייל נפרד ובלי לחזור לשאול. נבנה בפרויקט Mobile BD.
-
פתיחת משלוח מתוך השיחה
אחרי החתימה והתשלום נפתח משלוח בחברת השילוח, והטיפול ממשיך בקריאת השירות. נבנה בפרויקט Mobile BD, מול UPS.
-
תיקונים והחזרות
מוצר שצריך תיקון: איסוף מהבית של הלקוח ישירות למעבדה, תשלום על המשלוח בתוך אותה שיחה, והחזרה ללקוח אחרי התיקון. נבנה בפרויקט Mobile BD.
-
שיבוץ לפי אזור ועדכון הלקוח
התאמה של מי שמבצע את העבודה לפי אזור, ועדכון הלקוח כשמשהו זז. התאמה לפי אזור ותחום נבנתה בפרויקט טכנאי בפיג׳מה. אילו עדכונים הלקוח מקבל, ומתי, מגדירים באפיון.
חיבור ל-ERP ולחברות שילוח
האוטומציה לא מחליפה את המערכות. היא מעבירה ביניהן את הפרטים שהיום מועתקים ידנית.
ERP
זיהוי המוצר ובדיקת אחריות מול המערכת שבה המידע כבר נמצא. בפרויקט Mobile BD זה היה Priority.
חברת השילוח
פתיחת המשלוח מתוך התהליך, בלי להקליד שוב את פרטי השולח והנמען. בפרויקט Mobile BD: UPS.
חתימה ותשלום
מסמך לחתימה דיגיטלית וקישור לתשלום שנשלחים באותה שיחה, כחלק מהרצף.
מי מקבל התראה ומתי
את כללי ההתראה מגדירים יחד בשלב האפיון: מי צריך לדעת שמשלוח נפתח, שתשלום התקבל, או שמשהו תקוע יותר מדי זמן. בפרויקט אחר בניתי מנגנון כזה למשימות: תזכורת אישית לפני תאריך היעד, ומשימה שמתקרבת ליעד ולא בוצעה עולה למנהל, כדי שיוכל להתערב בעוד יש זמן.
Mobile BD: מהודעת וואטסאפ ועד פתיחת משלוח למעבדה
בפרויקט הזה חיברתי את הפנייה בוואטסאפ לבדיקת המוצר והאחריות ב-Priority, לאיסוף פרטי התקלה ולאבחון ראשוני עם AI. פרטי הפנייה ממשיכים בין שלבי הטיפול, והלקוח מתקדם באותה שיחה: הצגה וחתימה, תשלום על המשלוח בתוך אותה שיחה, ופתיחת משלוח ב-UPS.
לא כל פנייה מגיעה למשלוח. אם הלקוח בוחר לא לשלוח את המוצר, התהליך נעצר שם.
שאלות נפוצות
צריך להחליף את ה-ERP או את חברת השילוח?
לא. החיבור נבנה מעל המערכות והספקים שכבר עובדים אצלכם. מה שמשתנה הוא שהפרטים עוברים ביניהם בלי שמישהו יעתיק אותם.
עם אילו חברות שילוח אפשר לעבוד?
בפרויקט Mobile BD המשלוח נפתח ב-UPS מתוך השיחה. חיבור לחברת שילוח אחרת נבדק בשלב האפיון, לפי האפשרויות שהיא נותנת.
מה קורה כשהלקוח לא משלם או לא רוצה לשלוח?
לא כל פנייה מגיעה למשלוח. בפרויקט Mobile BD, אם הלקוח בוחר לא לשלוח את המוצר, התהליך נעצר שם. מה קורה בכל מצב כזה מגדירים יחד באפיון.
איך מתחילים?
בשיחת היכרות על התהליך הקיים. אחר כך ממפים את השלבים והמערכות, בונים ובודקים גם מצבים חריגים, ומטמיעים עם הצוות בעבודה בפועל.
בואו נמפה את התפעול אצלכם
שיחה קצרה על הדרך מהפנייה ועד המשלוח: מה מתאמים ידנית, איפה מעתיקים בין מערכות, ואיפה הלקוח מחכה.
שירותים קשורים
חיבור Priority לוואטסאפ
זיהוי מוצר ובדיקת אחריות מתוך השיחה, בלי הקלדה כפולה.
מערך שירותניהול קריאות שירות וטכנאים
פתיחת קריאה מוואטסאפ, שיבוץ לפי אזור והתמחות, וסטטוס לכל קריאה.
כל השירותיםאוטומציה תפעולית בארגון
מיפוי התהליך, חיבור המערכות ומעקב אחרי הביצוע, מתהליך אחד.